वीज़ा के लिए NOC और लीव लेटर: कंपनी के लेटर का सैंपल फ़ॉर्मेट

यह लेटर किस काम का है

वीज़ा अधिकारी देखना चाहते हैं कि आपके पास लौटने की वजह है। नौकरीपेशा आवेदकों के लिए कंपनी का लेटर इसका सबसे सीधा सबूत है: मौजूदा नौकरी, मंज़ूर छुट्टी और वह तारीख़ जब आपसे दफ़्तर लौटने की उम्मीद है। भारत से शेंगेन आवेदनों में नौकरी या कारोबार का प्रमाण चाहिए, और बिज़नेस यात्राओं के लिए भारत की EU सूची ख़ास तौर पर “cover letter from the applicant’s employer” (आवेदक के एम्प्लॉयर का कवर लेटर) माँगती है।

इसे NOC (नो-ऑब्जेक्शन सर्टिफ़िकेट), लीव लेटर, लीव सैंक्शन लेटर या बस एम्प्लॉयर का लेटर कहा जाता है। नाम अलग हैं; मज़मून एक ही है। सब्जेक्ट लाइन में वही शब्द इस्तेमाल करें जो आपकी चेकलिस्ट में है, ताकि अधिकारी उसे सूची से मिला सके।

लेटर में क्या लिखा होना चाहिए

NOC और लीव लेटर का सैंपल

इसे अपनी कंपनी के लेटरहेड पर उतारें और ब्रैकेट वाली हर चीज़ बदल दें। भारत में कंपनियाँ ये लेटर आम तौर पर अंग्रेज़ी में जारी करती हैं, इसलिए सैंपल अंग्रेज़ी में ही दिया गया है। अगर आपके एचआर विभाग का अपना फ़ॉर्मेट है जिसमें यही बातें आती हैं, तो उसी का इस्तेमाल करें।

[Company letterhead: legal name, registered address, phone, official email, website]

Ref: [letter reference number]. Date: [DD Month YYYY].

To, The Visa Officer, [Embassy / Consulate General / High Commission of country], [city].

Subject: No objection and leave approval for [Mr/Ms full name as in passport], [designation].

Dear Sir or Madam,

This is to certify that [Mr/Ms full name] has been employed with [company legal name] since [date of joining] and currently holds the position of [designation] in our [department] department at our [city] office. [His/Her] current gross annual salary is [amount in INR].

[He/She] has applied for leave to travel to [country] for [tourism / visiting family / a business meeting with company name] from [departure date] to [return date]. The company has approved [his/her] leave from [first day of leave] to [last day of leave].

We have no objection to this trip. [His/Her] employment with us continues during the leave, and [he/she] will resume duties at our [city] office on [date of return to work]. [The cost of the trip will be borne by the employee / by the company.]

For verification, please contact [name], [designation, for example HR Manager], at [phone number] or [official email address].

Yours faithfully,

[Signature and company stamp] [Name of signatory], [designation], [company legal name].

तारीख़ें सही रखना

लेटर में सबसे ज़्यादा ग़लती छुट्टी की तारीख़ों में होती है। मंज़ूर छुट्टी में यात्रा का हर दिन आना चाहिए, रवानगी से लेकर वापसी तक। अगर आपकी जाने की फ़्लाइट वीकेंड या छुट्टी के दिन है, तो लेटर में यह लिखा जा सकता है, पर लेटर, फ़्लाइट रिज़र्वेशन, होटल बुकिंग और आवेदन फ़ॉर्म की तारीख़ों को एक ही कहानी कहनी चाहिए।

पहले अपना यात्रा कार्यक्रम तय करें और तारीख़ें पक्की होने पर ही एचआर से लेटर माँगें, या छुट्टी मंज़ूर होने के बाद फ़्लाइट रिज़र्वेशन मँगवाएँ। अपॉइंटमेंट के क़रीब की तारीख़ वाले लेटर पर अधिकारी महीनों पहले लिखे लेटर की तुलना में ज़्यादा भरोसा कर सकता है। अगर तारीख़ें बदलें, तो ऐसा लेटर जमा करने के बजाय जो अब मेल नहीं खाता, संशोधित लेटर माँगें।

अगर आप स्वरोज़गार करते हैं

आपके लिए लिखने वाला कोई एम्प्लॉयर नहीं है, इसलिए सबूत का ज़िम्मा ख़ुद कारोबार पर आ जाता है। मक़सद वही है: यह दिखाना कि भारत में कुछ असली चीज़ आपकी वापसी का इंतज़ार कर रही है।

• आपके कारोबार के लेटरहेड पर आपकी हस्ताक्षरित घोषणा, जिसमें कारोबार का नाम, आपकी भूमिका, यात्रा की तारीख़ें और आपकी ग़ैरमौजूदगी में कारोबार कौन चलाएगा, यह लिखा हो।
• कारोबार के अस्तित्व का प्रमाण: जीएसटी रजिस्ट्रेशन सर्टिफ़िकेट, शॉप एंड एस्टैब्लिशमेंट लाइसेंस, पार्टनरशिप डीड या कंपनी के इनकॉर्पोरेशन दस्तावेज़, जो भी लागू हों।
• उतने वर्षों के आयकर रिटर्न (ITR) जितने आपकी चेकलिस्ट माँगे; भारत के लिए EU की सूची पिछले दो असेसमेंट वर्षों के रिटर्न माँगती है।
• निजी बैंक स्टेटमेंट के अलावा कारोबार के बैंक स्टेटमेंट भी।

स्वरोज़गार वालों के लिए देशों के नियम

कुछ चेकलिस्ट अपनी शर्तें जोड़ती हैं। मिसाल के तौर पर नीदरलैंड्स स्वरोज़गार वाले आवेदकों से जीएसटी नंबर और “with a verified barcode” (सत्यापित बारकोड वाले) टैक्स रिटर्न दिखाने को कहता है। अपने देश की सूची लाइन-दर-लाइन पढ़ें, क्योंकि इन्हीं बारीकियों पर फ़ाइलें अधूरी लौटती हैं।

अगर आप छात्र हैं

छात्रों को अपने स्कूल, कॉलेज या यूनिवर्सिटी से एक लेटर चाहिए, जिसमें दाख़िले, कोर्स और पढ़ाई के वर्ष की पुष्टि हो, यह लिखा हो कि यात्रा छुट्टियों या मंज़ूर अवकाश में पड़ती है, और कक्षाएँ फिर से शुरू होने की तारीख़ हो। यह संस्थान के लेटरहेड पर हो, प्रिंसिपल, रजिस्ट्रार या विभागाध्यक्ष के हस्ताक्षर के साथ, और उसमें एक संपर्क नंबर हो।

अगर यात्रा का ख़र्च आपके माता-पिता उठा रहे हैं, तो उनका स्पॉन्सरशिप लेटर उनके अपने आय के दस्तावेज़ों के साथ लगाएँ। दोनों माता-पिता के बिना यात्रा कर रहे नाबालिगों को साथ न जा रहे माता-पिता की सहमति का दस्तावेज़ भी चाहिए हो सकता है; यह किस रूप में होना चाहिए, यह अपनी चेकलिस्ट में देखें।

रिटायर्ड आवेदक, होममेकर और अन्य

• रिटायर्ड: पेंशन आय का प्रमाण और ऐसे बैंक स्टेटमेंट जिनमें पेंशन जमा होती दिखे।
• होममेकर और आश्रित: यात्रा का ख़र्च उठाने वाले जीवनसाथी या परिवार के सदस्य का स्पॉन्सरशिप लेटर, उस व्यक्ति के नौकरी के लेटर और वित्तीय दस्तावेज़ों के साथ।
• सरकारी और सार्वजनिक क्षेत्र के कर्मचारी: आपका विभाग अपने फ़ॉर्मेट में अपना NOC या यात्रा की अनुमति माँग सकता है। अपने एचआर या एस्टैब्लिशमेंट सेक्शन से जल्दी पूछें, क्योंकि इनमें समय लग सकता है।
• बिज़नेस यात्री: एम्प्लॉयर के लेटर में उस कंपनी का नाम भी होना चाहिए जहाँ आप जा रहे हैं, और यात्रा का उद्देश्य भी, ताकि वह इनविटेशन से मेल खाए।

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