शेंगेन वीज़ा कवर लेटर: भारतीय आवेदकों के लिए नमूना

भारत के लिए EU सूची क्या माँगती है

Commission Implementing Decision C(2025) 4379 से तय हुई एकसमान सहायक दस्तावेज़ सूची 4 जुलाई 2025 से भारत के सभी शेंगेन कॉन्सुलेट पर लागू है। उसके “Documents to be submitted by all applicants” (सभी आवेदकों द्वारा जमा किए जाने वाले दस्तावेज़) वाले हिस्से का आइटम 2 है “Cover letter from the applicant stipulating the purpose of travel, duration, names of accompanying persons, transport and accommodation details.” (आवेदक का कवर लेटर, जिसमें यात्रा का उद्देश्य, अवधि, साथ जाने वालों के नाम, और यात्रा व ठहरने का विवरण हो।)

इस वाक्य से आपको पाँच बातें मिलती हैं जो लेटर में होनी चाहिए। अधिकारी लेटर में यह भी देखते हैं कि ख़र्च कौन उठा रहा है और आप वापस क्यों आएँगे, इसलिए ज़्यादातर आवेदक काम, पैसे और वापसी पर एक छोटा पैराग्राफ़ जोड़ते हैं। लेटर में लिखी हर बात के पीछे फ़ाइल में कोई दस्तावेज़ होना चाहिए।

कुछ देशों की चेकलिस्ट क्या जोड़ती हैं

VFS Global और BLS International के ज़रिए प्रकाशित राष्ट्रीय चेकलिस्ट EU के शब्द दोहराती हैं या उनमें कुछ जोड़ती हैं। अपने देश की चेकलिस्ट डाउनलोड करें, क्योंकि कुछ देश मूल लेटर से ज़्यादा माँगते हैं।

• ऑस्ट्रिया “transport and accommodation details” (यात्रा और ठहरने का विवरण) वाला कवर लेटर माँगता है, यानी वही मूल बातें जो EU सूची में हैं।
• जर्मनी की चेकलिस्ट दोनों आइटम एक साथ रखती है: “Personal covering letter/ Proof of intended means of transport and itinerary” (निजी कवर लेटर/ यात्रा के इच्छित साधन और यात्रा कार्यक्रम का प्रमाण), और जर्मन मिशन जर्मन या अंग्रेज़ी में दस्तावेज़ स्वीकार करते हैं।
• पुर्तगाल चाहता है कि लेटर में साथ जाने वाले यात्रियों के नाम हों, “their passport and ticket copies” (उनके पासपोर्ट और टिकट की कॉपी) के साथ।
• नॉर्वे का ऑनलाइन आवेदन पोर्टल एक कवर लेटर बनाता है, जिस पर आप हस्ताक्षर करके उसे फ़ाइल में लगाते हैं; उसकी चेकलिस्ट पढ़कर देखें कि क्या वह अलग से निजी लेटर भी चाहता है।
• बुल्गारिया की पर्यटक चेकलिस्ट ऐसा लेटर माँगती है जो “explaining the purpose of the trip with itinerary” (यात्रा कार्यक्रम के साथ यात्रा का उद्देश्य समझाता हो), इसलिए दिन-ब-दिन का रूट शामिल करें।
• क्रोएशिया अलग से “Travel Itinerary with well detailed activities/scheduled details mentioned.” (गतिविधियों और कार्यक्रम के पूरे विवरण वाला यात्रा कार्यक्रम) माँगता है। वह “Letter of intention if not travelled on previous Schengen Visa” (पिछले शेंगेन वीज़ा पर यात्रा न करने पर इरादे का पत्र) भी माँगता है, और अगर पिछला क्रोएशियाई वीज़ा इस्तेमाल नहीं हुआ तो एक “reason letter” (कारण बताने वाला पत्र)।
• जहाँ चेकलिस्ट विस्तृत यात्रा कार्यक्रम चाहती हो, वहाँ लेटर को कई पन्नों तक खींचने के बजाय कार्यक्रम को लेटर के बाद अलग पन्ने पर लगाएँ।

भारतीय पर्यटक के लिए कवर लेटर का नमूना

यह नमूना उस दंपति के लिए है जो फ्रांस, स्विट्ज़रलैंड और इटली की दस दिन की यात्रा पर जा रहा है और मुख्य गंतव्य के रूप में फ्रांस में आवेदन कर रहा है। नमूना जानबूझकर अंग्रेज़ी में रखा गया है, क्योंकि दूतावास और कॉन्सुलेट आम तौर पर कवर लेटर अंग्रेज़ी में ही चाहते हैं, इसलिए अपना लेटर भी अंग्रेज़ी में लिखें। [चौकोर कोष्ठक] में लिखी हर चीज़ बदलें, जो पंक्ति आप पर लागू न हो उसे हटा दें, और देख लें कि अंतिम लेटर में कोई कोष्ठक बचा न रहे।

[Your full name as in passport], [full address with PIN code], [mobile number], [email address]

Date: [date of writing]

To the Visa Section, [Embassy or Consulate General] of [France], [city]

Subject: Application for a short-stay Schengen visa for tourism, [arrival date] to [departure date]

Dear Sir or Madam,

I, [your full name], an Indian national holding passport number [passport number], am applying for a short-stay Schengen visa for tourism. I will travel with my [wife/husband], [full name as in passport], who is submitting an application with mine. We plan to be in the Schengen area from [arrival date] to [departure date], a total of [number] days.

We will spend [4] nights in [France], [3] nights in [Switzerland] and [3] nights in [Italy]. As [France] is where we will spend the most time, I am applying to your [Embassy or Consulate General].

Transport: we hold a flight reservation from [Delhi] to [Paris] on [date] with [airline], booking reference [PNR], and from [Rome] to [Delhi] on [date] with [airline], booking reference [PNR]. Between cities we will travel by train: [Paris] to [Interlaken] on [date] and [Interlaken] to [Rome] on [date].

Accommodation: [hotel name and address] in [Paris] from [date] to [date]; [hotel name and address] in [Interlaken] from [date] to [date]; [hotel name and address] in [Rome] from [date] to [date]. The reservations are enclosed.

I have worked as [designation] at [employer], [city], since [month and year]. My employer has approved my leave from [date] to [date], and I will resume work on [date], as the enclosed leave letter confirms.

I will pay for the trip myself. I enclose my bank statements for the last three months, stamped and signed by the bank, and my income tax return acknowledgments for the last two assessment years. [If someone else is paying, name them, give the relationship and enclose their documents.]

We both hold travel medical insurance from [insurer] covering [start date] to [end date], valid in all Schengen states with medical cover of at least €30,000. [Optional: I held Schengen visas in (year) and (year); copies are enclosed.]

We will return to India on [date], where [my job, family and home in city] are. I would be glad to provide any further document you need.

Enclosures: application form, passport, photographs, flight reservation, hotel reservations, travel insurance, bank statements, income tax return acknowledgments, leave letter, [other documents].

Yours faithfully, [signature], [your full name]

बिज़नेस, परिवार से मिलने और छात्रों के लिए बदलाव

ढाँचा वही रहता है। बदलते हैं उद्देश्य वाला पैराग्राफ़, ख़र्च उठाने वाले का नाम, और वे दस्तावेज़ जिनका लेटर ज़िक्र करता है।

• बिज़नेस, नमूना पंक्ति (अंग्रेज़ी में): I am travelling to [Frankfurt] from [date] to [date] for meetings with [company], as set out in their enclosed invitation. [My employer] will cover my travel and accommodation.
• परिवार से मिलना, नमूना पंक्ति (अंग्रेज़ी में): I will visit my [son], [full name], who lives at [address] in [city] as a [residence status]. I will stay with him for the whole trip, and his invitation and proof of accommodation are enclosed.
• छात्र, नमूना पंक्ति (अंग्रेज़ी में): I am a [second-year B.Tech] student at [institution]. My college has approved leave from [date] to [date], and my father, [full name], is funding the trip; his letter and financial documents are enclosed.

लेटर को बाक़ी फ़ाइल से मिलाना

लेटर वह सार है जिसे अधिकारी सबसे पहले पढ़ता है, इसलिए उसके पीछे के दस्तावेज़ों से कोई भी बेमेल बात तुरंत दिखती है। इसे सबसे आख़िर में लिखें, जब फ़्लाइट रिज़र्वेशन, होटल वाउचर और इंश्योरेंस हाथ में हों, और विवरण याद से नहीं, उन्हीं दस्तावेज़ों से कॉपी करें।

• पहुँचने और रवाना होने की तारीख़ें आवेदन फ़ॉर्म और फ़्लाइट रिज़र्वेशन जैसी ही हों।
• हर शहर की रातें होटल वाउचर जैसी ही हों, और एक चेकआउट और अगले चेक-इन के बीच कोई ख़ाली रात न हो।
• बुकिंग रेफ़रेंस यात्रा कार्यक्रम और वाउचर से हूबहू कॉपी किए गए हों।
• साथ जाने वाले हर व्यक्ति का नाम हर यात्री की फ़ाइल में एक ही तरह लिखा हो।
• नियोक्ता के पत्र में छुट्टी की तारीख़ें पूरी यात्रा को कवर करती हों।
• इंश्योरेंस की तारीख़ें फ़्लाइट की तारीख़ों को कवर करती हों।
• हस्ताक्षर और तारीख़ के साथ, एक A4 पन्ने पर, सरल अंग्रेज़ी में, जब तक आपकी चेकलिस्ट कोई और भाषा न माँगे।

ग़लतियाँ जो कवर लेटर को कमज़ोर करती हैं

लेटर जिस भी दस्तावेज़ का ज़िक्र करे, वह असली होना चाहिए। गढ़ी गई या एडिट की गई फ़्लाइट या होटल बुकिंग दस्तावेज़ों की धोखाधड़ी है, और उसका हवाला देने वाला लेटर समस्या को और गंभीर बना देता है।

• किसी टेम्पलेट को शब्दशः कॉपी करना, उन बातों समेत जो आप पर सच नहीं हैं। रटी-रटाई भाषा अधिकारी को आपकी यात्रा के बारे में कुछ नहीं बताती।
• फ़्लाइट रिज़र्वेशन को भुगतान किया हुआ या कन्फ़र्म टिकट कहना। इसे रिज़र्वेशन ही लिखें और बुकिंग रेफ़रेंस दें; EU सूची यात्रा के इच्छित साधन का प्रमाण माँगती है, ख़रीदा हुआ टिकट नहीं।
• साथ यात्रा करने वालों का ज़िक्र छोड़ देना। EU सूची साथ जाने वाले लोगों का साफ़ तौर पर नाम लेती है।
• लेटर ऐसे देश को संबोधित करना जहाँ आपकी रातें किसी दूसरे देश से कम हैं। कॉन्सुलेट आपके मुख्य गंतव्य का ही होना चाहिए।
• ऐसे होटल, टूर या स्पॉन्सर का ज़िक्र करना जिसका फ़ाइल में कोई दस्तावेज़ नहीं है।
• पन्नों भर भावनात्मक अपील लिखना। तथ्यों वाला एक पन्ना बेहतर पढ़ा जाता है।
• हस्ताक्षर और तारीख़ भूल जाना, या टेक्स्ट में कोई प्लेसहोल्डर छोड़ देना।

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